Zbliża się termin na zatwierdzenie sprawozdań finansowych za rok 2021 i złożenie ich do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Wiele spółek zdążyło wywiązać się już z tego obowiązku. Niemniej jednak są jeszcze podmioty, u których dopiero trwa finalizowanie formalności związanych z poprzednim rokiem obrotowym.
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej – problematyczny plik .xml
Od 2018 r. istnieje obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Oznacza to, że sprawozdanie winno zostać przygotowane w specjalnym pliku, najczęściej z rozszerzeniem .xml, a następnie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego) i wszystkich członków zarządu, z pewnymi wyjątkami, o czym będzie mowa poniżej. Niemniej jednak, często zdarza się tak, że członkowie zarządu otrzymują sprawozdanie finansowe od razu w formacie docelowym, czyli w pliku .xml. Wówczas pojawia się problem z odczytem takiego pliku (chyba że księgowy przekaże takie sprawozdanie również w pliku PDF), bo jak członek zarządu ma podpisać dokument, skoro w sposób swobodny nie może zapoznać się z jego treścią. W takich przypadkach z pomocą przychodzi aplikacja Ministerstwa Finansów, w której można zweryfikować plik .xml i pobrać z niej plik PDF, w którym z łatwością będzie można zorientować się w zakresie ujawnionych w sprawozdaniu danych finansowych.
Podpisanie sprawozdania finansowego a zarząd wieloosobowy
Od dnia 1 stycznia 2022 r. wprowadzono uproszczenia w podpisywaniu sprawozdań finansowych przez zarządy wieloosobowe. Otóż w przypadku takich zarządów, wystarczy, aby sprawozdanie finansowe podpisał co najmniej jeden z członków zarządu. Należy przy tym pamiętać, że wówczas pozostali członkowie zarządu muszą uprzednio złożyć oświadczenia co do tego, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Mogą oni także odmówić złożenia takich oświadczeń, co będzie równoznaczne z odmową podpisania sprawozdania finansowego. Co więcej odmowa podpisania sprawozdania finansowego, jak również odmowa złożenia oświadczenia, o którym mowa powyżej, wymagają pisemnego uzasadnienia.
O czym należy pamiętać
Należy także pamiętać, że zarówno oświadczenie co do tego, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, jak i odmowa złożenia takiego oświadczenia powinny zostać dołączone do sprawozdania finansowego. W treści tych oświadczeń należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego one dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Obydwa oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ewentualnie sporządza się je w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Takie rozwiązanie zdecydowanie ułatwia sporządzanie sprawozdań finansowych przez spółki, w których członkami zarządu są cudzoziemcy. Często bowiem zdarzało się tak, że cudzoziemcy nie mieli podpisów elektronicznych spełniających wymogi prawa polskiego i w konsekwencji nie mogli podpisać sprawozdań finansowych. Teraz wystarczy, że złożoną stosowne oświadczenie z ich własnoręcznym podpisem.
Na marginesie dodać należy, że sprawozdanie finansowe lub ww. oświadczenia mogą zostać podpisane także podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, o ile podpis taki jest spełnia wymogi unijnego Rozporządzenia eIDAS. To również stanowi pewne rozwiązanie dla zarządów spółek, wśród których są cudzoziemcy.
Termin na sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie sprawozdań finansowych w roku 2022
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości spółki z o.o. powinny sporządzić sprawozdanie finansowe w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a zgromadzenie wspólników powinno je zatwierdzić w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W sytuacji, gdy rok ten pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania finansowego upływa 31 marca, a na jego zatwierdzenie – 30 czerwca.
Niemniej jednak, w związku z pandemią, obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r., które określa inne terminy wypełniania obowiązków w sporządzenia, zatwierdzenia, i przekazania do właściwego rejestru sprawozdań finansowych. I tak, zgodnie z jego treścią, sprawozdanie finansowego spółki z o.o. za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2021 r., powinno zostać sporządzone w terminie do 30 czerwca 2022 r., a zgromadzenie wspólników powinno je zatwierdzić do 30 września 2022 r. Należy jednak pamiętać, że spółki z o.o. winny udostępnić wspólnikom sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności spółki oraz sprawozdanie z badania biegłego rewidenta (o ile te dwa ostatnie dokumenty były wymagane), najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.
Następnie otwiera się termin na złożenie sprawozdania finansowego i towarzyszących mu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych, co powinno nastąpić w ciągu 15 dni kalendarzowych od jego zatwierdzenia. Tak więc, jeżeli zgromadzenie wspólników zatwierdzi sprawozdanie finansowe w dniu 30 września 2022 r., to Zarząd winien złożyć je do RDF do 15 października 2022 r.
Dokumenty podlegające złożeniu do RDF
Oprócz sprawozdania finansowego do RDF, Zarząd winien także złożyć:
- sprawozdanie z działalności spółki (chyba że spółka spełnia przesłanki do uznania jej za jednostkę małą lub jednostkę mikro w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości oraz została podjęta w tym zakresie stosowna uchwała wspólników);
- uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe;
- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty;
- sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego, o ile podlegało ono takiemu badaniu.
Należy pamiętać, że o ile sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności winny być złożone w formie elektronicznej (o czym była mowa powyżej), to już uchwały mogą być złożone w formie skanów, elektronicznie poświadczonych (e-podpisem) przez członka zarządu składającego te dokumenty do RDF. Z kolei sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego musi mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta.
Sprawozdanie finansowe oraz towarzyszące mu dokumenty są składane przez zarząd spółki. Mogą też zostać złożone przez profesjonalnego pełnomocnika, tj. adwokata lub radcę prawnego. Należy przy tym zwrócić uwagę, że złożenie sprawozdania do RDF może dokonać jedynie członek zarządu lub pełnomocnik, który posiada numer PESEL. W przeciwnym wypadku koniecznym będzie złożenie płatnego wniosku o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych poprzez portal S24.
Dodatkowo, począwszy od 1 stycznia 2022 r. należy także złożyć – o czym była mowa powyżej – dodatkowe oświadczenia członków zarządu w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe zostało podpisane tylko przez jednego z nich. Jeżeli oświadczenia te są w formie papierowej, członek zarządu dokonujący zgłoszenia do RDF, będzie musiał poświadczyć je elektronicznie swoim e-podpisem.
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego
W sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe wraz z towarzyszącymi mu dokumentami nie zostanie złożone we wskazanym wyżej terminie, sąd rejestrowy wzywa spółkę – w ramach tzw. postępowania przymuszającego – do złożenia brakujących dokumentów, wyznaczając termin 7 dni, pod rygorem zastosowania grzywny. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę, a w przypadku braku wykonania obowiązku złożenia sprawozdania finansowego pomimo stosowania grzywny może także orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić likwidatora. Należy także pamiętać, że w sytuacji, gdy pomimo wezwania sądu rejestrowego, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Co więcej, za brak złożenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym, członkowie zarządu mogą podlegać sankcjom wskazanym w art. 79 ustawy o rachunkowości, tj. grzywnie lub karze ograniczenia wolności.
Dzień dobry!
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }