Joanna Chmielińska (dawniej Czekaj)

adwokat

Od lat obsługuję przedsiębiorców, zarówno tych dużych, jak i małych.
W mojej pracy skupiam się na relacjach
z ludźmi oraz poszukiwaniu dla nich optymalnych rozwiązań – w końcu każdy biznes tworzą ludzie...
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Znak towarowy

Justyna Nawrot22 kwietnia 2022Komentarze (0)

Jesteś członkiem zarządu i zaprojektowałeś logo dla swojej spółki? Sprawdź co musisz zrobić, by Twoja spółka mogła legalnie korzystać ze znaku odróżniającego.

 

Dobra identyfikacja wizualna to w dzisiejszych czasach wizytówka przedsiębiorcy i podstawa tworzenia jego marki. Powinna być charakterystyczna i wpisywać się w strategię rozwoju firmy. Szczególnie w spółkach, w których wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu, często biorą oni w swoje ręce stworzenie identyfikacji wizualnej spółki. Pomimo rosnącego znaczenia praw własności intelektualnej, wielu przedsiębiorców nie przykłada należytej uwagi do ich ochrony. Oczywiście, każdy wie, że prowadzenie biznesu to bardzo dynamiczny proces i w ferworze innych obowiązków łatwo zapomnieć o dopełnieniu formalności. Dzieje się tak m.in. dlatego, że zagadnienie ochrony praw niematerialnych jest dla przeciętnego przedsiębiorcy niezrozumiałe oraz ze względu na brak środków środków finansowych niezbędnych dla zapewnienia ochrony.

Z uwagi na mnogość praw własności intelektualnej nie sposób poruszyć wszystkich związanych z nimi kwestii w jednym wpisie. Ten wpis będzie zatem o najczęstszym niedopatrzeniu zdarzającym się w spółkach, a zatem o tym co się stanie, gdy zapomnimy przenieść autorskich praw majątkowych do logo na naszą spółkę.

Logo czy znak towarowy – a co za różnica?

 

Zgodnie z definicją ze słownika języka polskiego PWN, logo to „graficzny symbol przedsiębiorstwa, organizacji, serii wydawniczej itp.”

Z reguły logo jest jednocześnie utworem plastycznym w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a więc podlega ochronie prawnej od chwili jego ustalenia. Ochrona prawnoautorska jest niezależna od wieku czy kwalifikacji twórcy utworu, wielkości utworu, jego przeznaczenia czy wartości estetycznej, a nawet od samego zamiaru stworzenia utworu czy faktu jego ukończenia (oznacza to, że ochronie podlegają już szkice). Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnych charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór). Ochrona prawnoautorska wynika z mocy samego prawa, co oznacza, że dla jej powstania nie jest wymagane dokonanie jakiegokolwiek zgłoszenia do rejestru. Ma też tę zaletę, że powstaje bezkosztowo, a więc warunkiem jej uzyskania nie jest wniesienie jakiejkolwiek opłaty.

Firmowe logo

Firmowe logo można objąć podwyższoną ochroną prawną poprzez rejestrację znak

u towarowego w Urzędzie Patentowym RP lub w EUIPO (Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej).

Zgodnie z art. 120 ust. 1 ustawy – Prawo własności przemysłowej, znakiem towarowym może być każde oznaczenie umożliwiające odróżnienie towarów jednego przedsiębiorstwa od towarów innego przedsiębiorstwa oraz możliwe do przedstawienia w rejestrze znaków towarowych w sposób pozwalający na ustalenie jednoznacznego i dokładnego przedmiotu udzielonej ochrony.

Podstawową funkcją znaku towarowego jest funkcja odróżniająca, służąca identyfikacji pochodzenia towaru na rynku. Istotą znaku towarowego jest zatem zdolność do odróżniania, możliwa również w oderwaniu od konkretnego towaru. W przeciwieństwie do wynalazków, wzorów użytkowych a nawet wzorów przemysłowych, znak towarowy nie musi charakteryzować się oryginalnością i nowością, za to musi być na tyle charakterystyczny, aby klienci w warunkach zwykłego obrotu mogli łatwo odróżnić jeden znak towarowy od drugiego. Poza swoją podstawową funkcją, znak towarowy spełnia też funkcję gwarancyjną poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości towarów/usług oznaczonych danym znakiem towarowym i stałego poziomu cen towarów/usług, których kupujący może oczekiwać oraz funkcję reklamową (w tym inwestycyjną) poprzez zachęcenie konsumenta do nabycia towaru przez promocję towaru, wprowadzonego do obrotu poprzez znak towarowy oraz przez ugruntowanie pozycji towaru istniejącego w obrocie.

Teraz pewnie powiecie, że w waszej spółce wszystko się zgadza – zapewniliście wzmocnioną ochronę swojego logo poprzez zarejestrowanie go jako znaku towarowego. Co więcej, zgłaszającym, a zarazem uprawnionym, któremu udzielone zostało prawo ochronne do tego znaku jest właśnie wasza spółka! Wszystko zrobiliście przecież jak należy. Ale czy na pewno?

Zapomniałem o przeniesieniu praw autorskich i co z tego?

 

W ramach badania due diligence nadspodziewanie często okazuje się, że spółka zarejestrowała… znak towarowy, do którego nie miała majątkowych praw autorskich! Jak to możliwe? To bardzo proste. Przeciętny przedsiębiorca nie ma pojęcia, że w Polsce obowiązują równolegle aż dwa reżimy ochrony prawnej dla praw własności intelektualnej, które są od siebie całkowicie niezależne. Przykład? Logo i znak towarowy. Logo może być jednocześnie znakiem towarowym, ale nie musi. Na marginesie wskazać należy, że znak towarowy też wcale nie musi być logo, bo może być po prostu kolorem, dźwiękiem albo nawet zapachem. Ale wracając do logo – to samo logo może być objęte zarówno ochroną jako utwór, tj. ochroną wynikającą z ustawy o prawie autorskim ORAZ ochroną jako znak towarowy z ustawy – Prawo własności przemysłowej. Pamiętać jednak należy, że ochrona z ustawy – Prawo własności przemysłowej powstaje zawsze na wniosek zainteresowanego i po uiszczeniu opłaty, natomiast ochrona prawnoautorska powstaje z mocy samego prawa, nawet jeśli uprawniony nie jest tego świadomy. Co więcej, ani Urząd Patentowy RP ani EUIPO nie badają, czy zgłaszającemu znak towarowy rzeczywiście przysługują majątkowe prawa autorskie do znaku. W konsekwencji często dzieje się tak, że spółka staje się uprawnioną do znaku towarowego pomimo tego, że nie zostały na nią przeniesione prawa majątkowe autorskie do logo.

W praktyce spółki często próbują z tego wybrnąć, powołując się na instytucję tzw. utworu pracowniczego. Faktem jest, że zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim, jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Taka informacja bardzo rzadko satysfakcjonuje audytorów, ponieważ kluczowe jest w tym przypadku stworzenie utworu „w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy”. Jeżeli dany członek zarządu, zatrudniony na umowę o pracę w momencie stworzenia logo, które później zostało zarejestrowane jako znak towarowy, deklaruje, że stworzył to logo „w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy”, to dla stwierdzenia, czy rzeczywiście tak było, kluczowe jest przeanalizowanie postanowień umowy o pracę tego członka zarządu. Nikogo zapewne nie zaskoczy jak powiem, że praktycznie nie zdarza się, by do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku członka zarządu należało stworzenie identyfikacji wizualnej spółki.

Kiedy brak przeniesienia praw autorskich będzie miał znaczenie?

 

Bądźmy szczerzy – dopóki Ty jesteś członkiem zarządu, Twojej spółce raczej nic nie grozi. Nie wezwiesz przecież własnej spółki do zapłaty opłat licencyjnych! Istnieje co prawda ryzyko, że urząd skarbowy uzna, że po stronie spółki występuje nieodpłatny przychód z tytułu korzystania z cudzych praw własności intelektualnej, ale w tym wpisie skupiamy się tylko na cywilnoprawnych aspektach ochrony praw własności intelektualnej. Tak więc, dopóki spółka pozostaje w Twoich rękach, prawa autorskie do znaku towarowego nie będą spędzać Ci snu z powiek.

A co gdy będziesz chciał sprzedać spółkę?

 

W takiej sytuacji inwestor najpewniej przeprowadzi w Twojej spółce badanie due diligence, w ramach którego potencjalny inwestor przeanalizuje wszystkie aspekty działania Twojej spółki. Jeżeli nie przeniosłeś w odpowiednim czasie majątkowych praw autorskich do znaku towarowego na spółkę, a pamiętaj, że umowa przeniesienia majątkowych praw autorskich musi być pod rygorem nieważności w formie pisemnej, to spodziewaj się „red flag” od audytora.

Zamierzasz kupić albo sprzedać spółkę? Pamiętaj o due diligence! Możemy Ci w tym pomóc i w ramach tego badania sprawdzimy poprawność funkcjonowania spółki w wielu aspektach, w tym w obszarze praw własności intelektualnej. Nie daj się zaskoczyć i sprawdź, czy spółka nie generuje nieakceptowalnego ryzyka.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 (22) 501 56 10e-mail: j.chmielinska@kkz.com.pl

Zakaz konkurencji managera

Izabela Dziubak - Napiórkowska08 kwietnia 2022Komentarze (0)

Potrzeba zabezpieczenia informacji poufnych, swojego know-how i pozycji rynkowej przez przedsiębiorców jest zrozumiała. Jednym z narzędzi, który ma temu służyć są klauzule i umowy ograniczające możliwość współpracy z firmami konkurencyjnymi, zawierane z cennymi pracownikami. Każdy manager może spotkać się z oczekiwaniem spółki, co do zawarcia takiej umowy. Jak więc w praktyce może wyglądać zakaz konkurencji.

 

Wszystko zależy od rodzaju umowy

 

Stosunek prawny managera ze spółką może być nawiązany na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie (kontrakt menedżerski) albo w ramach współpracy B2B, gdy manager prowadzi również swoją działalność gospodarczą. W zależności od rodzaju umowy inaczej może być skonstruowany zakaz konkurencji.

 

Umowa o pracę

 

Z uwagi na szczegółową regulację stosunku pracy uregulowany jest również zakaz konkurencji, gdy manager jest pracownikiem. Kodeks pracy wprowadza rozróżnienie na zakaz konkurencji w trakcie stosunku pracy i po jego zakończeniu.

Ten pierwszy może być zastrzeżony nieodpłatnie, a jego naruszenie wiązać się może przede wszystkim z sankcjami dyscyplinarnymi, w tym w szczególności może być podstawą rozwiązania umowy o pracę. Co więcej, jeśli w związku z jego naruszeniem pracodawcy wyrządzono szkodę, manager musi się liczyć z odpowiedzialnością do wysokości 3-krotności miesięcznego wynagrodzenia (jeśli szkoda wyrządzona nieumyślnie) lub bez ograniczeń, w granicach rzeczywistej straty (jeśli szkoda została wyrządzona umyślnie).

Zakaz konkurencji po zakończeniu stosunku pracy

Jeśli zakaz konkurencji ma obowiązywać po zakończeniu stosunku pracy, wówczas konieczne jest zapewnienie odszkodowania. Nie może być ono niższe niż 25% wynagrodzenia, otrzymywanego przez managera przed rozwiązaniem umowy o pracę przez okres równy okresowi, w którym ma obowiązywać zakaz konkurencji. Warto zwrócić uwagę, że nie chodzi tu o 25% ostatniego miesięcznego wynagrodzenia – należy zsumować otrzymane w danym okresie wynagrodzenie brutto i dopiero taka suma stanowi podstawę wyliczenia wysokości odszkodowania.

Umowa powinna również wskazywać okres obowiązywania zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy. W zasadzie nie ma ograniczeń co do terminu trwania takiej umowy, jeśli jest to uzasadnione interesami pracodawcy. Zazwyczaj jednak umowy takie zawierane są na okres od 6 miesięcy do 3 lat.

Kary

Umowa o zakazie konkurencji zazwyczaj przewiduje kary umowne za naruszenie zakazu konkurencji. Jej wysokość stanowi najczęściej krotność odszkodowania, które jest przewidziane dla pracownika. Z uwagi na fakt, że umowa o zakazie konkurencji jest umową prawa pracy, wysokość kary umownej nie może być jednak zbyt wygórowana. Często również przewidziane są dodatkowe obowiązki informacyjne wobec byłego pracownika, np. informowanie spółki o podejmowanej działalności zawodowej i odpowiadające im kary umowne. Taka klauzula może być jednak uznana za nieważną w świetle orzecznictwa, jeśli dotyczy obowiązku informowania o wszelkiej aktywności, nawet tej niekonkurencyjnej.

Odmowa podpisania umowy o zakazie konkurencji

Zawarcie umowy o zakazie konkurencji jest możliwe, ale nie stanowi samo w sobie obowiązku pracownika. Manager powinien jednak pamiętać, że jego odmowa podpisania umowy o zakazie konkurencji, może stanowić zasadną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Manager nie jest jednak w takiej sytuacji bezbronny. Jeśli odmówił podpisania umowy o zakazie konkurencji, której postanowienia były sprzeczne z przepisami prawa, wówczas wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę nie jest zasadne, a manager ma szansę na wygraną w sądzie pracy.

Zgodnie z kodeksem pracy zakaz konkurencji oznacza brak możliwości prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy oraz świadczenia pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie, na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. W umowie o zakazie konkurencji najczęściej definiuje się dodatkowo na czym działalność konkurencyjna ma polegać: wskazanie branży, produktów lub głównych konkurentów, z którymi współpraca jest zakazana. Szczegółowo określa się jaka forma działalności i współpracy nie jest możliwa. Tutaj manager powinien być czujny, gdyż często pracodawcy próbują objąć zakazem samo posiadanie udziałów lub akcji w podmiocie konkurencyjnym, nawet jeśli służy to jedynie celom inwestycyjnym.

Niemniej ważne jest określenie obszaru geograficznego na jakim zakaz konkurencji obowiązuje. Nie należy zgadzać się na postanowienie mówiące o zakazie obejmującym cały świat. Po pierwsze istnieją wątpliwości czy w przypadku braku związku między aktualnym i planowanym obszarem prowadzenia działalności przez pracodawcę na tak szerokim terytorium, taka klauzula w ogóle będzie ważna. Po drugie jednak z praktycznego punktu widzenia korzystniejszym rozwiązaniem dla managera jest precyzyjne określenie rynków, na których ma się on powstrzymać od zawodowej aktywności.

Istotne jest również to, że umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem musi zostać zawarta na piśmie, w przeciwnym razie będzie nieważna.

 

Umowy cywilnoprawne

 

Strony umów cywilnoprawnych, zarówno w przypadku kontraktu menedżerskiego, jak i w ramach aranżu B2B, mogą umówić się co do zakazu konkurencji tak w trakcie, jak i po rozwiązaniu łączącej je umowy. Z uwagi na brak szczegółowych regulacji zastosowanie ma zasada swobody umów z kodeksu cywilnego.

Nie oznacza to jednak zupełnej dowolności, która narażałaby managera na zawarcie niekorzystnej dla siebie umowy wprowadzającej np. wieloletni nieodpłatny zakaz konkurencji tak szeroki, że zmuszający managera do zmiany zawodu. Korygować takie niekorzystne klauzule mogą sądy w oparciu o zasady współżycia społecznego.

Zgodnie z orzecznictwem za niedopuszczalne uznano zobowiązanie zleceniobiorcy do niepodejmowania działalności konkurencyjnej po ustaniu umowy bez jakiegokolwiek wynagrodzenia. Jednak już w przypadku umowy między dwoma przedsiębiorcami (zleceniobiorca prowadził własną działalność gospodarczą) sąd uznał, że umowa o zakazie konkurencji bez wynagrodzenia, przy zastrzeżeniu kary umownej za jej naruszenie jest ważna. Wszystko więc zależeć będzie od okoliczności danej sprawy.

Warto jednak negocjować wynagrodzenie w zamian za powtrzymanie się od działalności konkurencyjnej argumentując, że bezpłatny zakaz konkurencji może ostatecznie okazać się nieskuteczny. Również w przypadku umów cywilnoprawnych istotne jest negocjowanie i precyzyjne określenie zakresu przedmiotowego (co jest zakazane), czasowego (jak długo) oraz terytorialnego (gdzie) zakazu konkurencji, uwzględniając jednak przedmiot prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 (22) 501 56 10e-mail: j.chmielinska@kkz.com.pl

W obrocie gospodarczym coraz częściej można spotkać spółki (szczególnie w ramach grup kapitałowych), w których w skład zarządu wchodzą te same osoby. W sytuacji, gdy takie spółki mają ze sobą zawrzeć umowę, pojawiają się wątpliwości, czy ten sam członek zarządu może podpisać umowę w imieniu obydwu tych spółek.

 

Czy przepisy prawa wprowadzają w tym zakresie jakieś ograniczenia?

 

Przedmiotowa kwestia nie została w żaden sposób wyraźnie uregulowana w przepisach prawa. W przypadku spółek kapitałowych, oczywistym jest, że działają one przez swoje organy, czyli przez zarząd. Umocowanie członków zarządu do reprezentowania spółki wynika wprost z przepisów Kodeksu spółek handlowych, a czynności dokonane przez członków zarządu, są czynnościami samej spółki. Jednocześnie przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń co do możliwości bycia członkiem zarządu w różnych spółkach, w tym takich, które są ze sobą powiązane (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 13 grudnia 2012 r., sygn. akt V ACa 923/12). Zatem, skoro przepisy prawa nie przewidują żadnych zakazów w kwestii powoływania tych samych osób na członków zarządu, to wydaje się, że osoby takie powinny być w pełni uprawnione do reprezentowania obydwu spółek przy zawieraniu umów.

Z czego wynikają wątpliwości?

 

Otóż, w doktrynie i orzecznictwie pojawiła się koncepcja, zgodnie z którą w przypadku zawierania umów pomiędzy spółkami reprezentowanymi przez tego samego członka zarządu, może dojść do naruszenia zakazu dokonywania tzw. „czynności z samym sobą”. W tym kontekście istotne znaczenie ma art. 108 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z jego treścią pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika
z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Dotyczy to także przypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony. Mimo że przepis ten dotyczy pełnomocników, a nie osób będących członkami zarządu spółek, to w orzecznictwie dopuszcza się jego stosowanie w drodze analogii, także do osób działających w charakterze organu osoby prawnej. W konsekwencji, przy zawieraniu umów pomiędzy powiązanymi osobowo spółkami należy rozważyć, czy reprezentowanie obu spółek przez tego samego członka zarządu nie prowadzi do konfliktu interesów.

W jakich sytuacjach zachodzi konflikt interesów?

 

W orzecznictwie przykładowo wskazuje się na sytuację, gdy spółka reprezentowana przez członka zarządu zawiera umowę właśnie z tym członkiem zarządu. W takim przypadku przedmiotowa umowa jest postrzegana jako „czynność z samym sobą”, gdyż dana osoba fizyczna z jednej strony działa w imieniu spółki, a z drugiej – w imieniu własnym i na swój rachunek (zob. uchwała Sądu Najwyższego 7 sędziów – zasada prawna z dnia 30 maja 1990 r., sygn. akt III CZP 8/90). Konflikt interesów zauważa się także w transakcjach między jednoosobowymi spółkami z o.o., w których ta sama osoba fizyczna jest jednocześnie jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu obydwu spółek (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 lipca 2009 r., sygn. akt II CSK 41/09).

A co z konfliktem interesów w przypadku umowy zawieranej między tymi samymi spółkami?

 

Taka sytuacja jest z reguły traktowana odmiennie. Uważa się bowiem, że jest to czynność prawna (umowa) dokonana pomiędzy samymi spółkami, a osoba członka organu każdej z tych spółek nie ma tutaj znaczenia (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 31 sierpnia 2007 r., sygn. akt V ACa 475/07). Osobę członka zarządu postrzega się bowiem jako przedstawiciela organu, a jego działania są uważane za działania samej spółki. Niemniej jednak takie stanowisko nie jest jednolite w orzecznictwie sądów. W konsekwencji, przy zawieraniu takiej umowy sugeruje się, aby każdorazowo zbadać, czy została spełniona któraś z przesłanek wskazanych w ww. art. 108 Kodeksu cywilnego, uzasadniających dokonanie takiej czynności. Mianowicie należy ocenić, czy w treści aktów założycielskich obydwu spółek przewidziano postanowienia dopuszczające zawieranie tego rodzaju umów albo czy ze względu na treść samej umowy wyłączona jest możliwość naruszenia interesów obydwu spółek (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 kwietnia 2018 r., sygn. akt V CSK 425/17).

Jak zbadać, czy istnieje konflikt interesów?

 

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na brzmienie samej umowy i rozważyć, czy zawiera ona postanowienia neutralne dla obydwu stron oraz czy wysokość ewentualnego świadczenia pieniężnego (wynagrodzenia, ceny) odpowiada wartościom rynkowym. Dobrym sposobem na rozstrzygnięcie tej kwestii jest podjęcie przez obydwie spółki stosownych uchwał (np. na poziomie zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia/rady nadzorczej), w których dojdzie do potwierdzenia, że nie dostrzega się konfliktu interesów i wyraża się zgodę na działanie danego członka zarządu w imieniu obydwu stron.

A może pełnomocnik albo prokurent?

 

Jednym z możliwych rozwiązań, które powinno częściowo rozwiać ewentualne wątpliwości, jest ustanowienie pełnomocnika do zawarcia takiej umowy. W takim przypadku wystarczy, aby tylko jedna ze spółek udzieliła osobie trzeciej pełnomocnictwa do zawarcia przedmiotowej umowy. Wówczas bowiem jedna spółka będzie reprezentowana bezpośrednio przez członka zarządu, a druga przez pełnomocnika. Nie jest to jednak rozwiązanie idealne, gdyż można w doktrynie znaleźć poglądy co to tego, iż taki sposób stanowi nieskuteczną próbę obejścia ww. zakazu „czynności z samym sobą”. Drugim rozwiązaniem jest także zawarcie umowy przez prokurenta, jeżeli taka osoba w danej spółce została powołana i jest uprawniona do samodzielnej reprezentacji. Wreszcie, kolejnym sposobem, w szczególności w spółkach, w których nie obowiązuje reprezentacja łączna, jest po prostu powołanie drugiego członka zarządu i w ten sposób podpisanie danej umowy przez różnych członków zarządu.

Jakie mogą być konsekwencje?

 

W orzecznictwie podnosi się, że sankcją za naruszenie zakazu zawierania umów „z samym sobą” w sytuacji, gdy umowa pomiędzy dwoma spółkami jest podpisywana przez tego samego członka zarządu, jest nieważność takiej umowy. Z tego też względu zaleca się, aby unikać sytuacji, w której ten sam członek zarządu reprezentuje obydwie strony umowy i szukać rozwiązań pozwalających na wyeliminowanie powyższych wątpliwości.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 (22) 501 56 10e-mail: j.chmielinska@kkz.com.pl

Zapewne większość managerów co najmniej słyszała o programach opcyjnych, zwanych również ESOP (z ang. – Employee Stock Option Plan) lub MSOP (z ang. – Manager Stock Option Plan). Stale rosnąca popularność tych programów powoduje, że managerowie często stają przed wyborem – przystąpić do ESOP czy pozostać poza programem? Jakie są wady i zalety programów opcyjnych – o tym więcej w dzisiejszym wpisie.

 

Czym jest ESOP?

 

Programy opcyjnie przyszły do nas zza Oceanu, gdzie są niezwykle popularne. W Polsce jeszcze do niedawna były uznawane za domenę startupowców, choć w rzeczywistości programy opcyjnie (jako część składowa różnorakich programów motywacyjnych) mogą zostać z powodzeniem wdrożone również w małych i średnich przedsiębiorstwach funkcjonujących od wielu lat na rynku.

Co jest istotą ESOP?

 

Istotą programów opcyjnych jest zaoferowanie części pracowników możliwości stania się współwłaścicielem spółki. Nie jest przy tym istotny stosunek prawny, na podstawie którego uczestnik programu opcyjnego świadczy pracę lub usługi na rzecz Spółki (w szczególności może to być umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług, kontrakt B2B itp.). Zazwyczaj uczestnicy programu opcyjnego są wybierani spośród managerów, kierowników i innych specjalistów, którzy bezpośrednio ponoszą odpowiedzialność za wyniki firmy oraz wspierają spółkę w jej rozwoju. Nie jest to jednak regułą, bowiem zdarzają się również spółki, które obejmują programem opcyjnym wszystkich pracowników, w tym również pracowników tzw. niższego szczebla. W każdym przypadku ESOP ma na celu zaangażowanie osób, które odgrywają kluczową rolę w osiągnięciach spółki, umacnianie ich więzi ze spółką i lojalności oraz dostosowywanie ich interesów do interesów wspólników spółki, w celu zwiększenia wartości spółki i budowania jej pozycji na rynku.

 Jak wdrażać ESOP?

 

Technikalia za pomocą których wdraża się program ESOP w życie, mogą być bardzo różne, ponieważ wynikają one ze specyfiki danej spółki, jej potrzeb, potrzeb pracowników oraz perspektyw rozwoju przedsiębiorstwa. Niemniej jednak zawsze prowadzą do tego samego skutku, jakim jest zyskanie przez dotychczasowych pracowników statusu udziałowca lub akcjonariusza spółki. Programy opcyjne zapewniają pracownikom prawo do partycypowania w przyszłych zyskach spółki, a jednocześnie chronią spółkę przed odejściem kluczowych pracowników i współpracowników.

Jaka jest definicja programu opcyjnego?

 

Legalną definicję programu opcyjnego znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej „ustawą o PIT”). Zgodnie z art. 24 ust. 11b ustawy o PIT przez program motywacyjny rozumie się system wynagradzania, utworzony na podstawie uchwały walnego zgromadzenia przez:

  • spółkę akcyjną, dla osób uzyskujących od niej przychody ze stosunku pracy lub przychody z wykonywania wolnego zawodu, lub
  • spółkę akcyjną będącą jednostką dominującą w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości w stosunku do spółki, od której osoby uprawnione do otrzymania świadczeń w ramach programu motywacyjnego uzyskują przychody ze stosunku pracy lub przychody z wykonywania wolnego zawodu

– w wyniku którego osoby uprawnione do otrzymania świadczeń w ramach tego systemu wynagradzania bezpośrednio lub w wyniku realizacji praw z pochodnych instrumentów finansowych/papierów wartościowych/innych praw majątkowych, nabywają prawo do faktycznego objęcia lub nabycia akcji spółki.

ESOP w spółkach z o. o. ?

 

Powyższa definicja odnosi się tylko i wyłącznie do spółki akcyjnej, choć w praktyce często spotyka się programy opcyjnie funkcjonujące w spółkach z o.o. Spółka z o.o. nie jest jednak wehikułem instytucjonalnie przygotowanym do wdrażania programów opcyjnych. Główną barierą jest brak instytucji warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego oraz brak możliwości emisji warrantów subskrypcyjnych. Z punktu widzenia dotychczasowych akcjonariuszy ważne może być również to, że w spółce akcyjnej (w przeciwieństwie do spółki z o.o.) występują akcje nieme, tj. akcje niedające prawa do głosu na walnym zgromadzeniu, ale uprawniające do udziału w zysku spółki.

Czy można wprowadzić ESOP w spółce z o.o.?

 

Nie oznacza to jednak, że w spółkach z o.o. nie stosuje się programów opcyjnych. Pamiętać bowiem należy, że spółka z o.o. jest nadal najpopularniejszą formą spółki w naszym kraju. W praktyce stosowane są dwie możliwości zastosowania ESOP w spółkach z o.o.

Pierwsza metoda zakłada przekształcenie spółki z o.o. w spółkę akcyjną w niedalekiej przyszłości. W takim przypadku uczestnik programu opcyjnego, w ramach tego programu, stopniowo nabywa opcje na akcje wirtualne (zwane też fantomowymi) i będzie uprawniony do realizacji prawa z opcji dopiero po przekształceniu spółki z o.o. w spółkę akcyjną. W takich przypadkach umowa o przystąpieniu do programu określa tzw. strike price, tj. stały dla danego uczestnika programu wskaźnik, na podstawie którego obliczana będzie wartość jednej akcji wirtualnej na moment przystąpienia przez uczestnika do programu, który stanowić będzie jednocześnie cenę objęcia realnych akcji po przekształceniu.

Istnieje również druga metoda wykorzystująca istniejące w spółce z o.o. mechanizmy prawne takie jak np. umowa zobowiązująca z większościowym udziałowcem, w której zobowiązuje się on wobec pracownika do odsprzedania mu określonego pakietu udziałów. Można do tego celu wykorzystać również umowę wspólników, w której wszyscy wspólnicy zobowiążą się do tego, by w określonych warunkach podwyższyć kapitał zakładowy spółki z o.o. i utworzyć nowe udziały, które zostaną następnie objęte przez uczestników programu opcyjnego. Obie te metody zakładają jednak sporą dozę zaufania ze strony pracownika.

Dla kogo ESOP?

 

Entuzjaści programów opcyjnych wskazują na ich liczne zalety, takie jak zwiększenie motywacji pracowników, ograniczenie ich rotacji oraz zwiększenie ich lojalności wobec firmyProgramem motywacyjnym dla pracowników mogą zostać objęci wszyscy pracownicy i współpracownicy lub pracownicy oraz współpracownicy wytypowani przez spółkę jako kluczowi dla jej rozwoju i funkcjonowania. Czasami w spółkach funkcjonują równolegle dwa programy – ESOP dla szeregowych pracowników i MSOP dla managerów.  Główną różnicą jest okres nabywania uprawnień, ponieważ managerowie z reguły skuteczniej potrafią wynegocjować lepsze dla siebie warunki tj. krótszy czas nabywania uprawnień. W każdym razie model programu opcyjnego powinien być dostosowany przede wszystkim do rodzaju prowadzonej działalności, a także do liczby osób zatrudnionych w spółce.

Jakie dokumenty są potrzebne dla wdrożenia ESOP w spółce?

 

Decyzję o wprowadzeniu w spółce programu opcyjnego podejmują wspólnicy, bowiem jest to czynność wykraczająca poza zakres zwykłego zarządu. Obecnie coraz częściej zdarza się, że wprowadzenie programu opcyjnego przewiduje sam statut lub umowa spółki. Niemniej jednak podstawowym dokumentem definiującym prawa i obowiązki stron programu opcyjnego jest regulamin tego programu przygotowywany przez zarząd spółki. To właśnie ten dokument powinien określać kiedy, ile i w jakiej formie dany pracownik otrzyma akcje czy udziały. Ponadto, poszczególni uczestnicy przystępują do programu zawierając umowę przystąpienia. Umowa o przystąpieniu wskazuje przede wszystkim okres zatrudnienia, jaki jest wymagany dla pozyskania przez pracownika opcji na udziały lub akcje, a także może przewidywać dodatkowe obowiązki w postaci realizacji przez pracownika założonych celów KPI.

Jakie są podstawowe mechanizmy stosowane w programach opcyjnych?

 

W programach opcyjnych powszechnie stosuje się stosuje się vesting i model okresu zatrudnienia z klifami (cliff vesting). Vesting to mechanizm stopniowego przydzielania opcji na udziały lub akcje (po spełnieniu określonych w regulaminie programu warunków), w którym pracownicy nabywają prawa do opcji na udziały lub akcje. Okres nabywania uprawnień trwa najczęściej cztery lata.

W zależności od przyjętego przez spółkę modelu nabywania opcji, możliwe jest nabywanie przez pracownika po każdym 1-rocznym okresie równej (po 25%) części uprawnień. W ten sposób po czterech latach posiada on całą przypadającą na niego pulę. W tym schemacie ​​udziały i akcje nie są emitowane w ciągu pierwszego roku zatrudnienia co implikuje większą lojalność pracownika wobec spółki. Dzięki wdrożeniu mechanizmu vestingu z klifem, można zmotywować pracowników do jeszcze większego zaangażowania, w dłuższej perspektywie czasowej. Po prostu, im dłużej pracują, tym więcej zyskują.

Coraz częściej stosuje się jednak vesting „back-end-loaded”, czyli także klif ale z coraz większą częścią docelowego pakietu opcji w każdym kolejnym roku, np. 10% z indywidulanej puli uczestnika programu w pierwszym roku jego uczestnictwa, 20% w drugim, 30% w trzecim i 40% w czwartym roku. Taki schemat jeszcze bardziej zniechęca pracowników do odchodzenia ze spółki.

Jakie korzyści mogą osiągnąć pracownicy, którzy przystąpili do ESOP?

 

Podstawą korzyścią dla pracownika przystępującego do programu opcyjnego jest to, że może czerpać korzyści z sukcesu spółki, co pozwoli mu poczuć się jej częścią. Wzrost wartości spółki w okresie realizacji programu opcyjnego, do którego przyczyniają się pracownicy, będzie mieć bezpośrednie odzwierciedlenie w korzyściach finansowych przyznanych na rzecz uczestników programu opcyjnego.

Co więcej, zgodnie z przepisami ustawy o PIT, jeśli w wyniku utworzonego programu opcyjnego pracownik obejmuje lub nabywa prawa do objęcia akcji, przychód powstaje dopiero w momencie odpłatnego zbycia takich akcji. Zatem, co do zasady, w momencie objęcia lub nabycia akcji przez pracownika transakcja powinna być dla niego neutralna podatkowo.

Jakie są wady ESOP z punktu widzenia pracownika?

 

Z punktu widzenia pracownika zasadniczą wadą programu opcyjnego jest to, że trudniej jest mu zdecydować się na zmianę pracy, bowiem większość programów opcyjnych zawiera klauzule „good leaver” i „bad leaver”.

W przyjętej praktyce gospodarczej tzw. „good leaver” oznacza osobę, która przestaje być pracownikiem spółki na skutek wystąpienia zdarzeń od niej niezależnych. Za przykład można podać tutaj m.in. śmierć, niezdolność do pracy i wszelkie inne zdarzenia określane jako siła wyższa. Czasem również można uzyskać status „good leaver” jeżeli pracodawca zmienia swoją siedzibę do innego  miasta lub kraju lub sytuację, w której pracownik zostaje zwolniony z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. W przypadku rozstania z pracownikiem w trybie „good leaver” nie traci on nabytych wcześniej opcji.

Z kolei przez tzw. „bad leaver” rozumiemy to pracownika, który opuszcza spółkę w wyniku zawinionego przez siebie postępowania z wszystkimi tego konsekwencjami przewidzianymi w regulaminie programu opcyjnego. Za przykład można podać tutaj działanie na szkodę spółki, dopuszczenie się przez pracownika oszustwa lub kradzieży względem spółki, naruszenie obowiązku zachowania poufności albo zakazu konkurencji. Taki uczestnik zazwyczaj traci wszystkie opcje, a czasem również musi również odsprzedać spółce celem umorzenia nabyte już udziały lub akcje.

Przy podejmowaniu decyzji o przystąpieniu do programu opcyjnego należy zatem zwrócić szczególną uwagę na długość okresu nabywania uprawnień do opcji. Jeśli okres ten jest dłuższy niż okres, który zamierzamy przepracować w spółce, to nie jest to poważny benefit pracowniczy.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 (22) 501 56 10e-mail: j.chmielinska@kkz.com.pl

W ostatnich latach dość powszechną praktyką spółek mających siedzibę poza granicami Polski jest przenoszenie do Polski usług i produkcji do swoich spółek zależnych. Niejednokrotnie spółki matki zarządzanie takim podmiotem powierzają menedżerowi, który jest cudzoziemcem, zatrudnionemu wcześniej w spółce matce.

Zatrudnienie cudzoziemca

Polskie prawo imigracyjne jak i handlowe zasadniczo nie ogranicza cudzoziemcom obejmowania funkcji w organach polskich spółek kapitałowych. Wymaga jednak spełnienia określonych formalności, dotyczących legalizacji pobytu oraz podjęcia zatrudnienia.

Legalizacja pobytu

Samo powołanie cudzoziemca do zarządu spółki nie daje mu podstawy do przebywania na terytorium Polski. Niezależnie od uzyskania zezwolenia na pracę konieczne jest także legitymowanie się przez cudzoziemca uprawnieniem do legalnego pobytu. Legalny pobyt cudzoziemca możliwy jest na podstawie wizy, wizy Schengen innego państwa lub pobyt w ramach ruchu bezwizowego.

W przypadku członka zarządu najczęściej znajdzie zastosowanie wiza w celu wykonywania pracy na okres wskazany w zezwoleniu na pracę, lecz nie dłużej niż na okres ważności wizy, który wynosi maksymalnie 1 rok.

Dla osób, które zamierzają wykonywać swoje obowiązki na terenie Polski na stałe, wcześniej wskazane tytuły pobytowe z uwagi na zbyt krótki okres obowiązywania, mogą okazać się niewystarczające. Wówczas podstawą pobytową może być zezwolenie na pobyt czasowy udzielane na okres maksymalnie 3 lat.

Co ciekawe zezwolenie na pobyt czasowy może stanowić wyłączny dokument uprawniający cudzoziemca do sprawowania funkcji członka zarządu spółki. Zatem w przypadku posiadania tego tytułu pobytowego cudzoziemiec zwolniony jest z obowiązku z uzyskania zezwolenia na pracę.

Członek zarządu będący zarazem udziałowcem

W zależności od tego, czy członek zarządu łączy pełnioną funkcję z posiadaniem udziałów w zarządzanej spółce, Ustawa o cudzoziemcach wymaga uzyskania innego zezwolenia na pobyt.

Jeżeli członek zarządu nie posiada udziałów w spółce, powinien uzyskać zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w przypadku pełnienia funkcji w zarządzie osoby prawnej.  Z kolei w razie, gdy członek zarządu jest zarazem udziałowcem zarządzanej spółki, powinien uzyskać zezwolenie na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Co ważne, w przypadku obu tych zezwoleń spółka musi wykazać uzyskanie w poprzednim roku podatkowym odpowiedniego dochodu lub zatrudniać wymaganą liczbę personelu. W praktyce należy przedstawić biznes plan spółki, faktury dotyczące prowadzonej działalności, umowy z klientami, zaświadczenie o ilości zatrudnionych osób.

Zezwolenie na pracę

W rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia oraz ustawy o cudzoziemcach, wykonywaniem pracy, oprócz jej świadczenia na podstawie umowy o pracę, jest także pełnienie funkcji w zarządach spółek kapitałowych.

O ile cudzoziemcy będący obywatelami państwa UE lub obywatelami państwa EOG mają pełną swobodę wykonywania pracy na terytorium Polski, o tyle w przypadku pozostałych obcokrajowców, konieczne jest spełnianie dodatkowych formalności.

Kilka ciekawostek

Co istotne wniosek o zezwolenie na pracę składa nie pracownik a pracodawca, czyli spółka. Co ciekawe spółka, która zamierza zatrudnić członka zarządu – cudzoziemca, musi spełnić wymogi w zakresie tzw. testu rynku pracy, co dodatkowo wydłuża proces legalizacji zatrudnienia.  Jest to informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na określonym stanowisku na lokalnym rynku pracy. Wymóg zupełnie nie uwzględnia realiów rynkowych, bowiem kryteria, jakim podlegają potencjalni kandydaci wymykają się tym standardowym. Przy zatrudnieniu członka zarządu ocenie podlegają nie tylko wykształcenie, znajomość danej branży czy grupy kapitałowej spółki, ale również to czy osoba daje rękojmię należytego wykonywania swojej funkcji.

Kogo nie dotyczy wymóg uzyskania zezwolenia na pracę?

Wymóg uzyskania zezwolenia na pracę nie będzie dotyczył członka zarządu, który przebywa w Polsce przez okres nieprzekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Takie rozwiązanie może być odpowiednie dla menadżerów pojawiających się w Polsce okazjonalnie, korzystających z możliwości pracy zdalnej. Trzeba wówczas być uważnym. Za przekroczenie limitów czasowych grożą surowe sankcje.

Jakie konsekwencje za naruszenie prawa imigracyjnego?

Cudzoziemcom, którzy naruszą przepis polskiego prawa imigracyjnego grożą surowe konsekwencje. Oprócz zapłaty grzywny na cudzoziemca może zostać nałożony nakaz deportacji. W tym drugim przypadku może się to okazać nie lada problemem dla spółki. Wraz z zobowiązaniem cudzoziemca do opuszczenia Polski obowiązywał go będzie zakaz ponownego wjazdu do Polski lub na jej terytorium i innych państw strefy Schengen. W zależności od rodzaju naruszenia zakaz orzeka się na okres od 6 miesięcy do 3 lat.

Zezwolenie jednolite

Zezwolenie jednolite wydawane jest w formie jednego dokumentu, uprawnia cudzoziemca zarówno do pobytu, jak i do pracy w Polsce. W takim przypadku cudzoziemiec nie musi oddzielnie ubiegać się o zezwolenie na pobyt na przykład o wizę, a pracodawca – o zezwolenie na pracę. W praktyce proces uzyskania takiego zezwolenia nie różni się znacząco od uzyskania osobno tych zezwoleń.

Pandemia a ważność zezwoleń

Obowiązujący obecnie w Polsce stan epidemii, spowodował istotną modyfikację w zakresie okresów obowiązywania pozwoleń na pracę lub pobyt na terenie Polski. Przepisy covidowe przewidują przedłużenie okresu ważności tych zezwoleń, które miałyby się zakończyć w okresie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego do upływu 30 dnia następującego po dniu odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego.

Skomplikowane procedury

Przepisy imigracyjne w Polsce są niezwykle skomplikowane nie tylko dla samych pracodawców, ale również praktyków prawa. Do tego przepisy te ulegają ciągłym zmianom, co sprawia, że stają się coraz bardziej nieczytelne. Nie tylko skomplikowana procedura wydawania zezwoleń, ale także przewlekłość postępowań przed urzędami może odstraszać spółki przed powoływaniem cudzoziemców do organów spółek. Niemniej jednak braki kadrowe czy konieczność poosiadania w zarządzie spółki zaufanej osoby, motywuje spółki do przebrnięcia przez skomplikowane procedury. Biorąc pod uwagę ciągłą globalizację w biznesie, konieczne wydaje się dążenie do uproszczenia przepisów imigracyjnych, które będą czytelne nie tylko dla polskich podmiotów zatrudniających cudzoziemców, ale również dla nich samych.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 (22) 501 56 10e-mail: j.chmielinska@kkz.com.pl